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展會活動策劃一般是從確定展會題材、收集信息、進行展會項目立項策劃這么一個過程，同時還需要通過對客戶的需求進行了解，確定展會活動的風格以及題材，從而再進行編寫策劃方案時。那這些過程的具體流程是怎樣的呢？
一 、成立展會策劃工作組，合理分工
1、策劃主管：負責協調溝通整個小組各策劃人員的工作，并全權負責策劃方案的制定和修訂；
2、策劃人員：負責編擬展會活動計劃；
3、文案撰寫人員：負責撰寫各類展會活動文案，包括展會活動常用文書、展會活動社交文書、展會活動推介文書、展會活動合同等 ；
4、美術設計人員：負責各類各種類型視覺形象設計，如廣告設計、展示空間設計，此負責人要求能熟練運用photoshop，Imageready，Illustrator，coreIdraw等軟件；
5、市場調查人員：負責進行市場調查并編寫市場調查報告；
6、媒體聯絡人員：進行媒體宣傳推廣。
二 、市場調查與分析
調查分析主要包括五個方面：
1、產業環境；
2、目標市場；
3、政策法規；
4、同類展會；
5、自身資源。
三 、制定行動方案
（1）制定一個統籌兼顧的方案是展會活動順利開展的重要前提，選擇合適的時間，合適的地點，并做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內容。
（2）展會活動策劃方案具體化，應形成一個可供操作的具體措施。其間需明確以下內容：展會活動的目標、實現展會活動目標的環境、展會活動營銷戰略要素、展會活動的相關開展、展會活動策劃方案的效果與評估、展會活動策劃方案實施的附加條件。
（3）設計展會活動日程表也是必不可缺少的一環。展會活動日程表必須精心設計，策劃方案的制作、方案的實施不得延誤，每個步驟的開始和結束都應有時間的規定和限制，以保證方案的實施能夠順利進行，否則就會嚴重影響展會活動的成功舉辦。
四、 制定預算方案
制定一份展會活動預算方案一般包括的內容有以下幾個方面：
1、場地費用；
2、行政管理費用，包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費用等；
3、宣傳推廣費用；
4、招展、招商費用；
5、相關活動經費；
6、其他。
五、確定展會活動收入來源：
1、會務費或展位費收入；
2、門票收入；
3、企業贊助收入；
4、其他。
六、撰寫展會活動策劃方案
1、展會活動策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書面材料，即策劃書，也稱企劃案，其主體內容包括現狀或背景介紹、分析、目標、戰略、戰術或行動方案、效益預測、控制和應急措施，各部分內容可因具體要求不同而詳細程度不一。
2、其可涵蓋內容如可行性研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等圍繞展前、展中以及展后的所有策劃文案。
七、評估與修正
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